Regulamin

REGULAMIN FUNKCJONOWANIA ELEKTRONICZNEGO SYSTEMU

Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin opisuje zasady korzystania z elektronicznego systemu wspomagającego informowanie mieszkańców o różnych wydarzeniach, realizowanych przez urząd/instytucje przedsięwzięciach, zagrożeniach, sytuacjach kryzysowych i innych dla nich ważnych sprawach za pomocą czterech kanałów dystrybucji wiadomości email, ePUAP, sms oraz aplikacja mobilna w Urzędzie Miasta Kraśnik

Definicje

  1. Adres elektroniczny - oznaczenie systemu teleinformatycznego umożliwiające porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
  2. System e-Obywatel – System Obsługi Obywatela.
  3. Regulamin – niniejszy regulamin funkcjonowania Systemu e-Obywatel.
  4. Obywatel – osoba, która jest adresatem korespondencji generowanej z Systemu e-Obywatel.
  5. Odbiorca – konto Obywatela, który dokona skutecznej Rejestracji.
  6. Użytkownik – osoba, pracownik urzędu, która posiada niezbędne uprawnienia do zarządzania Systemem e-Obywatel.
  7. Rejestracja – jednorazowa czynność faktyczna, polegająca na wypełnieniu formularza rejestracyjnego, wymagana dla uzyskania statusu Odbiorcy w rozumieniu Regulaminu skutkująca założeniem konta Odbiorcy.
  8. Baza danych - zbiór danych lub jakichkolwiek innych materiałów i elementów gromadzonych według systematyki lub metody określonej przez system e-Obywatel, indywidualnie dostępnych środkami elektronicznymi, wymagający istotnego co do jakości i ilości nakładu w celu sporządzenia, weryfikacji i prezentacji jego zawartości.
  9. Łącze internetowe - dowolny rodzaj połączenia Odbiorcy z Systemem teleinformatycznym.
  10. Materiał – tekst, obrazy lub jakiekolwiek inne dane zamieszczone w systemie e-Obywatel lub przekazane do systemu e-Obywatel za pomocą odpowiedniej procedury elektronicznej.
  11. System teleinformatyczny - zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania zapewniający przetwarzanie i przechowywanie a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne z pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne z dnia 21 lipca 2000 r.
  12. Aplikacja mobilna – System teleinformatyczny działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.
  13. Kod walidacyjny – wykorzystywany przez Aplikację mobilną, przypisany jednemu Odbiorcy kod, służący identyfikacji Obywatela korzystającego z Aplikacji mobilnej.
  14. Środki komunikacji elektronicznej - rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe umożliwiające indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między Systemami teleinformatycznymi.
  15. Urząd – Urząd właściwy dla danej jednostki terytorialnej.
  16. Jednostka organizacyjna – podległe Urzędowi jednostki realizujące jego zadania lub wspomagające Urząd w ich realizacji.
  17. Uwierzytelnienie - potwierdzenie zadeklarowanej tożsamości obywatela.
  18. ePUAP – elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej – ogólnopolska platforma teleinformatyczna służąca do komunikacji obywateli z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób.
  19. Profil zaufany - bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości obywatela Polski w systemach elektronicznej administracji. Stanowi alternatywę dla bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego certyfikatem kwalifikowanym w kontakcie z administracją.
  20. Dane osobowe – to wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest osoba, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny, albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.
  21. Bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych – to zachowanie poufności, integralności i rozliczalności danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem danych przetwarzanych w systemach informatycznych.
  22. Przetwarzanie danych osobowych - jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.
  23. Zgoda osoby, której dane dotyczą - oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści; zgoda może być odwołana w każdym czasie.
  24. Świadczenie usług drogą elektroniczną - wykonanie usługi, które następuje przez wysyłanie i odbieranie danych za pomocą systemów teleinformatycznych, ich przechowywanie i selekcjonowanie.
  25. IOS – system operacyjny w wersji minimum 7, działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.
  26. Android – system operacyjny w wersji minimum 4, działający na urządzeniach przenośnych, takich jak smartfony, czy tablety.

Cele

System e-Obywatel ma stanowić centrum elektronicznej dystrybucji informacji skierowanej do obywateli mieszkających na terenie podległym Urzędowi. Do podstawowych zadań Systemu e-Obywatel należeć będzie prowadzenie czynności związanych z promocją usług elektronicznych oraz komunikacji elektronicznej, poprzez utrzymywanie więzi ze społeczeństwem, doskonalenie przepływu informacji publicznej, obiegu dokumentów i korespondencji.

Zasady funkcjonowania

System e-Obywatel funkcjonuje według następujących zasad:

  1. System e-Obywatel może wysyłać i udostępniać wiadomości za pośrednictwem czterech kanałów elektronicznych: email, sms, ePUAP oraz aplikacji mobilnej.
  2. Dla skutecznej komunikacji, System e-Obywatel musi zostać uzupełniony danymi Obywateli, z którymi Urząd będzie nawiązywać komunikację. W szczególności, System e-Obywatel (lub zintegrowany system dziedzinowy) musi zostać uzupełniony o dane kontaktowe Obywatela.
  3. Wprowadzanie danych Obywateli odbywać się może na dwa sposoby: automatycznie, poprzez wypełnianie przez zainteresowanego Obywatela, dedykowanego formularza ePUAP lub ręcznie, przez użytkownika. Użycie dowolnej formy wprowadzania danych jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na komunikację kanałami elektronicznymi.
  4. Po wybraniu przez użytkownika opcji wysłania kodu autoryzującego, na wskazany przy rejestracji numer telefonu, adres email lub skrytkę ePUAP, System e-Obywatel automatycznie wysyła Kod walidacyjny dla aplikacji mobilnej. Wprowadzenie tego kodu w Aplikacji mobilnej jest warunkiem możliwości otrzymywania za pomocą Aplikacji mobilnej wiadomości z Urzędu kierowanych tylko do Obywatela, do którego ten kod jest przypisany.
  5. Wprowadzone w dowolny sposób dane Odbiorców mogą być w dalszej kolejności wykorzystywane w Module wiadomości, który służy do tworzenia oraz zarządzania wiadomościami wysyłanymi i udostępnianymi przez Urząd.
  6. Jedna wiadomość może być dystrybuowana przez system jednym, kilkoma lub wszystkimi dostępnymi kanałami.
  7. System w dowolnym momencie pozwala na edycję informacji o Obywatelach, bądź na życzenie każdego z nich, jej usunięcia.

Rejestracja konta Odbiorcy

Rejestracja Obywatela w Systemie e-Obywatel przebiega według następujących zasad:

  1. Możliwe są dwa typy rejestracji: automatyczna, przez ePUAP i dedykowaną usługę udostępnianą na platformie ePUAP oraz ręczna, dokonana przez Użytkownika, poprzez wprowadzenie danych Obywatela do Systemu e-Obywatel na wyraźną jego prośbę.
  2. Dokonując Rejestracji Obywatel przyjmuje do wiadomości i akceptuje niniejszy Regulamin oraz zobowiązuje się do przestrzegania prawa podczas otrzymywania korespondencji z Systemu, w szczególności do przestrzegania autorskich praw majątkowych oraz praw wynikających z rejestracji wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych i przemysłowych innych osób, a także do poszanowania dóbr osobistych osób trzecich i Urzędu oraz poszanowania dobrych obyczajów.
  3. Podanie danych osobowych jest konieczne aby przeprowadzić proces rejestracji i móc otrzymywać wiadomości za pośrednictwem systemu.
  4. Podczas Rejestracji obowiązkowo należy podawać prawdziwe dane.
  5. Dostęp do niektróych funkcjonalności Systemu wymaga podania numeru PESEL odbiorcy. Weryfikacja podania prawidłowego numeru PESEL wymaga stawiennictwa w siedzibie Urzędu lub też zarejestrowanie konta za pośrednictwem kanałów elektronicznych z wykorzystaniem podpisu kwalifikowane/Profilu Zaufanego.
  6. Usunięcie przez Urząd, na wniosek Obywatela, jego danych osobowych podawanych w formularzu rejestracyjnym uniemożliwia świadczenie przez Urząd usługi w ramach Systemu.

Polityka prywatności

Właściciel Systemu e-Obywatel szanuje prawa Obywateli do prywatności treści i danych. Właściciel Systemu e-Obywatel świadomy wagi czynników mogących naruszyć ochronę przetwarzanych danych osobowych deklaruje podejmowanie wszelkich możliwych działań koniecznych do zapobiegania zagrożeniom bezpieczeństwa danych. Ochrona danych osobowych jest realizowana poprzez zabezpieczenia, których zastosowanie pozwala zapewnić poufność, integralność oraz rozliczalność danych. Poniższa część Regulaminu określa, jakie informacje i dane umożliwiają (lub nie) identyfikację osób fizycznych, w jakich przypadkach i na jakich zasadach.

Globalna polityka prywatności

Ogólną zasadą Urzędu jest przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawa dotyczących prywatności i ochrony danych. Przywiązujemy najwyższą wagę do zyskania i utrzymania zaufania Obywateli, którzy przekazują nam swe dane osobowe.

Zgoda Uczestnika

Korzystając z Systemu e-Obywatel, Obywatel wyraża zgodę na przetwarzanie swych danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach oraz we wszelkich stosownych deklaracjach prywatności. Jeżeli Obywatel nie wyraża zgody na przetwarzanie swych danych osobowych w sposób wskazany w niniejszych zasadach, zobowiązany jest powstrzymać się od Rejestracji.

Ograniczenia przetwarzania i ujawniania danych osobowych

W przypadku gromadzenia danych osobowych, Urząd zobowiązuje się:

  1. przekazać zawiadomienie Uczestnikowi o sposobie postępowania z jego danymi;
  2. przetwarzać dane osobowe Uczestnika tylko za jego zgodą;
  3. przetwarzać dane osobowe Uczestnika w sposób odpowiadający celom, dla których je pierwotnie gromadzono;
  4. podjąć czynności w celu zapewnienia, że dane osobowe Uczestnika są merytorycznie poprawne, prawdziwe, aktualne, adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane, dokładne, kompletne oraz w stosownych przypadkach, regularnie aktualizowane;
  5. nie wykorzystywać danych osobowych Uczestnika na potrzeby marketingu bezpośredniego bez umożliwienia Uczestnikowi podjęcia decyzji o „rezygnacji z otrzymywania stosownych przesyłek”;
  6. stosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii tych danych;
  7. zabezpieczyć dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym lub nieuprawnioną zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
  8. przechowywać dane osobowe w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania;
  9. przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem.

Zbieranie danych osobowych

Kiedy Obywatel uzyskuje dostęp do udostępnianych poprzez Aplikację mobilną wiadomości, gromadzone są następujące dane i zmiany:

  1. Urząd Miasta Kraśnik gromadzi informacje, które Obywatel świadomie i dobrowolnie przekazuje podczas Rejestracji. W tym przypadku informacje takie mają charakter danych osobowych.
  2. Przekazane dane podczas rejestracji mogą być zaktualizowane. Każde konto Odbiorcy, założone podczas rejestracji, może zostać trwale dezaktywowane.
  3. UUID urządzenia, z którego nastąpiło połączenie z systemem.
  4. Liczba urządzeń, na których zarejestrowana jest Aplikacja mobilna.

Udostępnianie danych osobowych

Jakiekolwiek udostępnianie danych osobowych może odbywać się wyłącznie w trybie określonym w ustawie o ochronie danych osobowych oraz w pełnej zgodności z przepisami prawa. Dane udostępnia się na pisemny umotywowany wniosek, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej. Administrator Danych lub osoba przez niego upoważniona udostępnia na pisemny wniosek dane osobowe podmiotom i osobom, innym niż osoby, których dane dotyczą, na podstawie art. 23 ust. 1 oraz art. 27 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. Dane osobowe Odbiorcy mogą być przetwarzane przez osoby, którym zlecana jest realizacja usług wsparcia Systemu e-Obywatel. Takie osoby są zobowiązane korzystać z danych osobowych, do jakich będą mieć dostęp, tylko w celu realizacji usług na rzecz Urzędu oraz zachować w tajemnicy dane osobowe Odbiorców wraz ze sposobem ich zabezpieczenia. Podmiotami uprawnionymi na mocy przepisów prawa są m.in.: Policja, Służba Kontrwywiadu Wojskowego oraz Służba Wywiadu Wojskowego, Straż Graniczna, Służba Celna, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Agencja Wywiadu, Żandarmeria Wojskowa, Centralne Biuro Antykorupcyjne, organy kontroli skarbowej.

Bezpieczeństwo danych osobowych

Dane osobowe Obywatela są przechowywane w Bazach danych Urzędu lub Bazach danych utrzymywanych przez wskazanych przez Urząd usługodawców. Dostęp do danych jest zabezpieczony odpowiednimi hasłami. Oprogramowanie nie pozwala na wyświetlanie hasła jawnym tekstem na monitorze komputera, jak również na przechowywanie i zapisywanie hasła w postaci jawnego tekstu.

Dostęp do danych osobowych

Obywatel ma prawo przeglądania, poprawiania, uzupełnienia, aktualizacji, sprostowania danych osobowych, czasowego lub stałego wstrzymania ich przetwarzania oraz usunięcia danych osobowych, które rejestruje za pośrednictwem Systemu e-Obywatel.

Ochrona danych osobowych

Ochrona danych osobowych w Systemie e-Obywatel przebiega według następujących zasad:

  1. Urząd zastrzega, że w przypadku korzystania z niektórych Usług wymagane jest podanie określonych danych osobowych.
  2. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Urząd Miasta Kraśnik, który przetwarza dane osobowe za zgodą Uczestnika oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2016 r. poz. 922), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną, chyba, że regulamin szczegółowy/formularz Usługi umieszczony bezpośrednio stanowi inaczej.
  3. Urząd Miasta Kraśnik ma swoją siedzibę przy ul. Lubelskiej 84, 23-200 Kraśnik.
  4. Uczestnik ma prawo do dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawiania i usuwania.
  5. Urząd poinformuje osobę, której dane dotyczą o dobrowolności albo o obowiązku podania danych, a jeżeli taki obowiązek istnieje, o jego podstawie prawnej.
  6. Urząd zastrzega, że w przypadku zgłaszania problemów związanych z korzystaniem z Systemu e-Obywatel, Obywatele zobowiązani będą do podania określonych danych osobowych, z zastrzeżeniem prawa Urzędu do przechowywania kopii takiej korespondencji.

Postanowienia końcowe

Urząd dołoży wszelkich starań w celu zapewnienia prawidłowego działania Systemu e-Obywatel oraz udzieli pomocy w rozwiązywaniu problemów dotyczących jego funkcjonowania. Regulamin obowiązuje od momentu jego opublikowania. Urząd zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Regulaminie - wszelkie zmiany obowiązują w momencie ich opublikowania w Systemie e-Obywatel.